Заказчик
Администрация города Кирова — исполнительный орган власти на территории муниципального образования «Город Киров». Структура администрации включает 22 управления и отдела, 4 территориальных органа, подведомственные организации: образовательные учреждения, учреждения благоустройства и транспорта, учреждения ЖКХ, учреждения культуры, библиотеки, дома культуры, музыкальные школы искусств, учреждения спорта, учреждения торговли и услуг.
Адрес: 610000, Киров, ул. Воровского, 3
Официальный сайт: http://www.admkirov.ru/
Задача
Внедрение единой системы электронного документооборота (СЭД) в администрации муниципального образования «Город Киров». СЭД должна охватывать все отраслевые (функциональные) и территориальные органы администрации города. Всего требуется создание 176 автоматизированных рабочих мест с возможностью одновременного подключения до 100 пользователей.
Список бизнес-процессов, подлежащих автоматизации:
- регистрация, рассмотрение, контроль исполнения входящих документов;
- разработка, согласование, подписание, регистрация внутренних документов;
- подготовка проектов документов, согласование, регистрация исходящих документов;
- подготовка документов к сдаче в архив, архивное хранение;
- подготовка проектов правовых актов, согласование, регистрация правовых актов;
- контроль исполнения поручений/резолюций руководства по входящим и внутренним документам;
- работа с обращениями граждан (устными и письменными);
- управление совещаниями и заседаниями;
- управление договорами;
- ведение номенклатуры дел;
- регистрация и учет принятых распоряжений и постановлений, приказов;
- контроль исполнения поручений Главы;
- контроль исполнения правовых актов Кировской области;
- контроль исполнения федеральных правовых актов;
- подготовка отчетности по документообороту.
Решение
Единая система электронного документооборота «DIRECTUM»
Этапы проекта
1. Обследование и описание процессов работы со всеми типами документов, используемыми в администрации города Кирова, определение ролей и прав пользователей, требований по представлению информации в системе, состав и содержание форм. В результате разработано подробное описание необходимых дополнительных настроек СЭД и необходимых мероприятий, которое согласованы с членами рабочей группы заказчика.
2. Установка СЭД и выполнение первичных настроек:
- начальная конвертация данных в согласованных объемах;
- настройка базовых модулей и управления рабочими процессами (Workflow);
- конфигурирование рабочих мест и настройка разграничения прав доступа пользователей;
- разработка форм представления информации;
- настройка работы в среде распределенных данных;
- настройка дополнительных модулей системы;
- обучение ключевых пользователей.
Все настройки СЭД осуществляются в соответствии с согласованным на этапе 1 перечнем. Помимо настроек при внедрении СЭД реализованы задачи переноса данных из унаследованных систем и интеграции с СЭД Администрации Правительства Кировской области.
3. Настройка и адаптация СЭД:
- ввод актуальных данных;
- настройка нормативно-справочной информации;
- дополнительная настройка модулей (при необходимости);
- проведение работ по конвертации данных.
4. Обучение пользователей системы:
- ознакомление с составом системы;
- ознакомление с функционалом модулей, входящих в систему;
- приобретение начальных навыков работы с интерфейсом системы;
- ознакомление с возможностями самостоятельного расширения системы.
5. Опытная эксплуатация (ОЭ) СЭД:
- отработка технологии ведения электронного документооборота;
- изучение функциональных возможностей электронного документооборота
- отработка приемов работы;
- проверка и настройка всех необходимых справочников;
- ввод недостающей информации;
- проверка и корректировка внесенных данных из унаследованных систем;
- проверка получаемой отчетности в соответствии введенными данными.
Порядок проведения ОЭ:
- проверка на работоспособность всего имеющегося функционала;
- получение и проверка оперативной отчетности;
- подготовка списка замечаний по результатам проведения ОЭ;
- технологический контроль за ходом ОЭ, оперативное консультирование и устранение критических замечаний; подведение итогов ОЭ.
6. Передача в эксплуатацию: запуск системы в эксплуатацию, консультации пользователей системы, внесение доработок по результатам работы пользователей.
7. Организация технической и гарантийной поддержки.
Результат
Повышение эффективности информационного и документационного обеспечения заказчика:
- сокращения времени на создание, согласование, рассмотрение и поиск документов за счет применения типовых шаблонов процессов, возможностей коллективной работы, параллельной рассылки и гибкой системы поиска документов;
- усиления контроля над сроками исполнения документов, повышение исполнительской дисциплины;
- оптимизации бизнес-процессов прохождения документов и сокращения личных контактов сотрудников;
- сокращения потерь документов за счет: хранения документов в единой БД, минимизации передачи бумажных документов, ведения регистрационных карточек на бумажные документы;
- повышения безопасности данных за счет разграничения прав доступа к документам;
- накопления корпоративных знаний (хранения истории переписки, обоснования принятых решений и других документов).